第一章 总则
第一条 为进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学校档案在教学、科研、管理和服务社会中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第 27 号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称学校档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流合作中形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案是学校各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。
第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将之纳入工作整体规划，同步布置、检查、总结、验收档案工作，做到“三纳入”“四同步”。学校各级党组织和部门应加强对档案工作的领导和管理，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入部门工作制度，并落实到相关人员的岗位职责中，严格执行档案整理、归档、立卷制度。
第二章 管理体制及机构职责
第五条 学校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第六条 学校成立由主管档案工作的校领导为组长、相关部门负责人组成的学校档案管理工作领导小组，负责学校档案工作的组织、管理、协调和咨询工作。
第七条 喀什大学档案馆是组织、协调和管理全校档案的职能部门，为广大师生和社会提供档案信息服务。学校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
第八条 档案馆主要职责：
（一） 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。
（二） 制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。
（三） 统筹协调学校各部门档案工作，对校内档案工作进行业务监督和指导。
（四） 负责收集、整理、鉴定、统计、保护、利用学校的各类档案资料。
（五） 编制检索工具，编研、出版学校档案资料，开发档案信息资源。
（六） 组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作。
（七） 开展学校档案的开放和利用工作。
（八） 开展学校档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员业务素质。
（九） 利用学校档案资料开展多种形式的爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，在传承中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观等方面发挥积极作用。
（十） 开展国内外档案管理、学术研究和交流活动。
第九条 需要特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。
第十条 校内各单位应确定档案管理分管领导，同时配备专职或兼职档案人员，档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。
第十一条 校内各单位专职或兼职档案人员职责：
（一）按照学校有关规定，做好本单位档案材料的收集、整理、归档、保护、移交工作，保证移交的档案材料完整、系统、规范。
（二）负责存放在本单位的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保护和利用等工作。
（三）做好本单位档案安全和保密工作。
（四）接受学校档案馆的业务监督和指导。
第十二条 学校档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备相应的专业知识与技能。
第三章 档案管理
第十三条 文件材料的归档范围：
（一） 党群类：主要包括学校党委、纪检、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、图表等文件材料；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二） 行政类：主要包括学校各学院、各行政处（室）、直属单位在工作活动中形成的会议文件、会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、图表等文件材料；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三） 学生类：主要包括学校学历教育学生的入学登记表、学籍档案、毕业生登记表等。
（四） 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按中华人民共和国教育部令第 27 号《高等学校档案管理办法》相关规定执行。
（五） 科研类：按国家档案局、科技部第15号令《科学技术研究档案管理规定》执行。
（六） 基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4 号）执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）执行。
（七） 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在验收、维修和改进工作中形成的重要文件材料。
（八） 出版物类：主要包括学校自行编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样书及出版发行记录等。
（九） 财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（2015年修订）执行。
（十） 外事类：主要包括出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文（中、外文打印稿）、报告、重要原始数据、取得的学位（复制件）、名誉职务证书（复制件）、照片等有关文件材料。聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者，在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带，专家的简历、护照（复制件）等文件材料，授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书（复制件）、录音、录像带等有关材料。
（十一） 声像档案：反映学校重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体材料。
（十二） 人物档案：对学校做出突出贡献的各类人员在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件、生平事迹等各种载体的有关文件材料。
（十三） 实物档案:我校人员获得的国际和国内奖励的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。
上述归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式材料。
第十四条 实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。未按照规定进行档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。
第十五条 校内各单位应当按照各类档案管理实施细则的要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。学校档案馆应积极协助和配合做好有关档案接收工作。
第十六条 对纸质和非纸质档案材料实行同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中，电子文件的归档要求按国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第 14号）和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。
第十七条 加强重大活动及突发事件档案管理工作，确保重大活动及突发事件档案的完整收集、安全管理和有效利用。
第十八条 档案材料归档时间：
（一） 学校各单位形成的档案材料，应按学校档案馆的规定整理立卷后在次年 5 月底前归档。
（二） 财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管 1 年，期满后向学校档案馆移交。
（三） 各立卷单位形成的实物档案应即时归档。
第十九条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校有关部门（含档案馆、学校保密委员会办公室和有关业务部门等）鉴定并登记造册报主管领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十一条 教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过收集、代管等形式进行管理。
第二十二条 加强学校档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，由学校档案馆制定专门的制度和办法。实物档案原则上由学校档案馆集中管理。既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，学校档案馆与图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。
第二十三条 档案馆对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时进行处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十四条 档案馆应加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十五条 档案馆依据本办法制定各类档案管理实施细则。
第四章 档案的利用与公布
第二十六条 档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：
（一） 涉及国家秘密的。
（二） 涉及专利或者技术秘密的。
（三） 涉及个人隐私的。
（四） 档案形成单位按规定限制利用的。
第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。
第二十八条 利用未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作委员会审查批准。
第二十九条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案馆负责人批准，加盖档案馆专用公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十条 档案馆设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。
第三十一条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，不得收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿利用和优先提供服务。
第三十二条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站、开设档案课程等），积极开展档案宣传工作。
第五章 档案信息化建设
第三十三条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和学校各部门应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。
第三十四条 学校应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。
第三十五条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
第三十六条 学校鼓励和支持档案馆和学校各单位推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
第三十七条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。
第三十八条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和利用。学校应积极创造条件，推进数字档案馆建设。
第六章 条件保障
第三十九条 学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的正常需求。
第四十条 学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。
存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。
第四十一条 学校设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专项经费，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第四十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰、奖励：
（一） 在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二） 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三） 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四） 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五） 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十三条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第四十四条 本办法由学校档案馆负责解释。
第四十五条 本办法自印发之日起施行。
大学档案馆 2023年6月20日印发
